Модуль «Документооборот» (СОД)

Last modified by Bimit Administrator on 01.07.2024, 09:32

Начало работы

Для начала работы с модулем «Документооборот» нужно заполнить структуру организации, указать отделы и назначить пользователей на отделы.

Структура организации создается в разделе «Редактирование» с помощью кнопки «Добавить».

image-20220907135052-1.png

В открывшейся форме указывается название организации, подразделения или отдела.

image-20220907135052-2.png

Результат отобразится в списке «Структура организации».

С помощью выпадающего меню и выбора пункта «Добавить подразделение» создается внутренняя структура организации.

image-20220907135052-3.png

При необходимости изменения подчиненности раздела можно воспользоваться пунктом меню «Редактировать» и поменять подразделение из выпадающего списка.

image-20220907135052-4.png

После создания структуры организации необходимо создать справочник должностей сотрудников согласно штатному расписанию.

image-20220907135052-5.png

В открывшемся окне вводится название должности.

image-20220907135052-6.png

Справочник созданных должностей отобразится во вкладке «Должности».

image-20220907135052-7.png

При необходимости должность можно редактировать или удалить.

image-20220907135052-8.png

Далее в структуру организации добавляются сотрудники.

Сотрудника можно добавить с помощью кнопки управления «+» или используя пункт меню подразделения «Добавить сотрудника».

image-20220907135052-9.png

В открывшейся форме выбирается нужный пользователь, должность и подразделение, к которому он относится.

image-20220907135052-10.png

Сохраненный сотрудник отобразится на странице организации или отдела.

image-20220907135052-11.png

Рабочее пространство

Для перехода в модуль «Докуметооборот» используется копка «Облако».

image-20220907140039-12.png

Откроется рабочее пространство модуля «Документооборот».

image-20220907140039-13.png

В рабочем пространстве можно:

  • Установить статус, который будут видеть другие участники.

image-20220907140039-14.png  

  • Настроить отображаемые виджеты на рабочем пространстве с помощью кнопки «Настроить».

image-20220907140039-15.png

Выбранные виджеты и фоновое изображение рабочего пространства отмечаются чекбоксами.

image-20220907140039-16.png

  • Открыть структуру папок и вложенных документов, на которую у пользователя есть доступ.

image-20220907140039-17.png

В структуре будут видны папки, добавленные на данного пользователя, а также документы, которые были недавно использованы.

image-20220907140039-18.png

  • Просмотреть все события и согласования, которые были инициированы пользователем.

image-20220907140039-19.png

У событий будут отображены дата и время.

image-20220907140039-20.png

  • Вернуться в личный кабинет Bimit для работы с проектами.

image-20220907140039-21.png

Кнопка «Виджеты» возвращает на рабочее пространство.

image-20220907140039-22.png

Работа с файлами и согласование

Добавление файлов и работа с ними, согласование, создание структуры каталогов и управление доступом происходит в разделе «Файлы».

image-20220907140346-23.png

В разделе будут видны все каталоги и файлы, которые были созданы пользователем, или каталоги и файлы, на которые пользователю был дан доступ.

На странице представлена информация о каталоге, пользователе, который поделился данным каталогом, размер каталога и когда производились последние действия в данном каталоге.

image-20220907140346-24.png

Меню управления каталогом позволяет:

Добавить каталог в избранное

Посмотреть подробную информацию – в подробной информации можно:

  • оставить свой комментарий или прочитать комментарии других пользователей.

image-20220907140346-25.png

  • управлять общим доступом, добавлять или изменять уровень доступа к каталогу, если пользователь является владельцем данного каталога.

image-20220907140346-26.png

Для добавления пользователей можно воспользоваться встроенным поиском.

image-20220907140346-27.png

  • просмотреть информацию о событиях по данному каталогу.

image-20220907140346-28.png

Переименовать

Переместить или скопировать

Скачать

Отказаться от совместного доступа к этому ресурсу

С помощью кнопки «+» можно загрузить новый файл с компьютера (файл будет загружен в тот каталог, из которого была нажата кнопка «+»), создать новый каталог, создать новый документ (аналог Word), новую электронную таблицу (аналог Excel), новую презентацию (аналог PowerPoint), новый шаблон формы, новый текстовый документ.

image-20220907140346-29.png

Работа с IFC-файлом

Размещенный в структуре каталога файл ifc можно открыть, кликнув на файл в каталоге.

image-20220907140420-30.png

После клика на файл откроется окно загрузки.

image-20220907140420-31.png

После загрузки модели необходимо дождаться процесса обработки модели.

image-20220907140420-32.png

При повторных открытиях данного файла процесс открытия будет происходить быстро.

image-20220907140420-33.png

Откроется окно предпросмотра, в котором можно посмотреть модель, построить сечение, просмотреть/скрыть выделенные на модели элементы, поработать с деревом элементов и добавить группировки.

image-20220907140420-34.png

После того, как убедились, что данный файл подходит, модель можно добавить к текущему проекту по кнопке «Добавить к проекту» или создать новый проект с данным ifc-файлом.

image-20220907140420-35.png

Кнопка «Добавить к проекту» позволяет из списка выбрать проект, а также раздел выбранного проекта, в который будет добавлен ifc-файл.

image-20220907140420-36.png

Совместная работа с документом

Для совместной работы с документом необходимо в открытом документе перейти на вкладку «Совместная работа».

image-20220907140445-37.png

С помощью кнопки «Совместный доступ» происходит управление правами доступа к документу.

image-20220907140445-38.png

С помощью кнопки «Режим совместного редактирования» выбирается режим, в котором будет происходить редактирование.

image-20220907140445-39.png

К выделенному тексту можно добавить комментарий с помощью кнопки «Добавить комментарий».

image-20220907140445-40.png

Отслеживание изменений и выбор режима, в котором будут отображаться изменения осуществляются с помощью соответствующих кнопок и выбора нужного пункта из представленных.

image-20220907140445-41.png

Кнопка «Чат» позволяет вести общий чат с пользователями, редактирующими один документ.

image-20220907140445-42.png

Просмотр версий изменения документа доступен по кнопке «История версий».

image-20220907140445-43.png

Согласование документов

Отправлять документы на согласование, а также согласовывать их могут пользователи, которым даны соответствующие права доступа.

Для отправки файла на согласование в меню документа появляется пункт «Запросить согласование».

image-20220907140507-44.png

Далее в открывшемся окне необходимо выбрать путь согласования и подтвердить запрос.

image-20220907140507-45.png

После подтверждения отправки запроса на странице появится уведомление о том, что запрос был отправлен.

image-20220907140507-46.png

Пользователь, отвечающий за согласование документов, получит соответствующее уведомление,

image-20220907140507-47.png

которое также будет доступно в разделе «События».

image-20220907140507-48.png

При клике на событие пользователь будет перенаправлен на страницу размещения файла, где он сможет просмотреть файл и вынести решение о согласовании или отказе в согласовании.

image-20220907140507-49.png

В том случае, если согласование документа состоит из нескольких этапов, то после первого согласования документ перейдет на следующий шаг согласования к пользователю, отвечающему за следующий этап.

При удачном прохождении документом всех этапов согласования на документе отобразится индикатор согласования.

image-20220907140507-50.png