Модуль «Документооборот»
Начало работы
Для начала работы с модулем «Документооборот» нужно заполнить структуру организации, указать отделы и назначить пользователей на отделы.
Структура организации создается в разделе «Редактирование» с помощью кнопки «Добавить».
В открывшейся форме указывается название организации, подразделения или отдела.
Результат отобразится в списке «Структура организации».
С помощью выпадающего меню и выбора пункта «Добавить подразделение» создается внутренняя структура организации.
При необходимости изменения подчиненности раздела можно воспользоваться пунктом меню «Редактировать» и поменять подразделение из выпадающего списка.
После создания структуры организации необходимо создать справочник должностей сотрудников согласно штатному расписанию.
В открывшемся окне вводится название должности.
Справочник созданных должностей отобразится во вкладке «Должности».
При необходимости должность можно редактировать или удалить.
Далее в структуру организации добавляются сотрудники.
Сотрудника можно добавить с помощью кнопки управления «+» или используя пункт меню подразделения «Добавить сотрудника».
В открывшейся форме выбирается нужный пользователь, должность и подразделение, к которому он относится.
Сохраненный сотрудник отобразится на странице организации или отдела.
Рабочее пространство
Для перехода в модуль «Докуметооборот» используется копка «Облако».
Откроется рабочее пространство модуля «Документооборот».
В рабочем пространстве можно:
- Установить статус, который будут видеть другие участники.
- Настроить отображаемые виджеты на рабочем пространстве с помощью кнопки «Настроить».
Выбранные виджеты и фоновое изображение рабочего пространства отмечаются чекбоксами.
- Открыть структуру папок и вложенных документов, на которую у пользователя есть доступ.
В структуре будут видны папки, добавленные на данного пользователя, а также документы, которые были недавно использованы.
- Просмотреть все события и согласования, которые были инициированы пользователем.
У событий будут отображены дата и время.
- Вернуться в личный кабинет Bimit для работы с проектами.
Кнопка «Виджеты» возвращает на рабочее пространство.
Работа с файлами и согласование
Добавление файлов и работа с ними, согласование, создание структуры каталогов и управление доступом происходит в разделе «Файлы».
В разделе будут видны все каталоги и файлы, которые были созданы пользователем, или каталоги и файлы, на которые пользователю был дан доступ.
На странице представлена информация о каталоге, пользователе, который поделился данным каталогом, размер каталога и когда производились последние действия в данном каталоге.
Меню управления каталогом позволяет:
Добавить каталог в избранное
Посмотреть подробную информацию – в подробной информации можно:
- оставить свой комментарий или прочитать комментарии других пользователей.
- управлять общим доступом, добавлять или изменять уровень доступа к каталогу, если пользователь является владельцем данного каталога.
Для добавления пользователей можно воспользоваться встроенным поиском.
- просмотреть информацию о событиях по данному каталогу.
Переименовать
Переместить или скопировать
Скачать
Отказаться от совместного доступа к этому ресурсу
С помощью кнопки «+» можно загрузить новый файл с компьютера (файл будет загружен в тот каталог, из которого была нажата кнопка «+»), создать новый каталог, создать новый документ (аналог Word), новую электронную таблицу (аналог Excel), новую презентацию (аналог PowerPoint), новый шаблон формы, новый текстовый документ.
Работа с IFC-файлом
Размещенный в структуре каталога файл ifc можно открыть, кликнув на файл в каталоге.
После клика на файл откроется окно загрузки.
После загрузки модели необходимо дождаться процесса обработки модели.
При повторных открытиях данного файла процесс открытия будет происходить быстро.
Откроется окно предпросмотра, в котором можно посмотреть модель, построить сечение, просмотреть/скрыть выделенные на модели элементы, поработать с деревом элементов и добавить группировки.
После того, как убедились, что данный файл подходит, модель можно добавить к текущему проекту по кнопке «Добавить к проекту» или создать новый проект с данным ifc-файлом.
Кнопка «Добавить к проекту» позволяет из списка выбрать проект, а также раздел выбранного проекта, в который будет добавлен ifc-файл.
Совместная работа с документом
Для совместной работы с документом необходимо в открытом документе перейти на вкладку «Совместная работа».
С помощью кнопки «Совместный доступ» происходит управление правами доступа к документу.
С помощью кнопки «Режим совместного редактирования» выбирается режим, в котором будет происходить редактирование.
К выделенному тексту можно добавить комментарий с помощью кнопки «Добавить комментарий».
Отслеживание изменений и выбор режима, в котором будут отображаться изменения осуществляются с помощью соответствующих кнопок и выбора нужного пункта из представленных.
Кнопка «Чат» позволяет вести общий чат с пользователями, редактирующими один документ.
Просмотр версий изменения документа доступен по кнопке «История версий».
Согласование документов
Отправлять документы на согласование, а также согласовывать их могут пользователи, которым даны соответствующие права доступа.
Для отправки файла на согласование в меню документа появляется пункт «Запросить согласование».
Далее в открывшемся окне необходимо выбрать путь согласования и подтвердить запрос.
После подтверждения отправки запроса на странице появится уведомление о том, что запрос был отправлен.
Пользователь, отвечающий за согласование документов, получит соответствующее уведомление,
которое также будет доступно в разделе «События».
При клике на событие пользователь будет перенаправлен на страницу размещения файла, где он сможет просмотреть файл и вынести решение о согласовании или отказе в согласовании.
В том случае, если согласование документа состоит из нескольких этапов, то после первого согласования документ перейдет на следующий шаг согласования к пользователю, отвечающему за следующий этап.
При удачном прохождении документом всех этапов согласования на документе отобразится индикатор согласования.
